Do tej pory w polskich samorządach systemy informatyczne wdrażano głównie z myślą o usprawnianiu bieżącej obsługi obywateli w urzędach. Obecnie przyszedł czas na rozwiązania IT dla rad miejskich i powiatowych, które mają ułatwić i usystematyzować ich pracę.

Panel przewodniczącego rady

W większych jednostkach samorządu terytorialnego (jst) radni rocznie otrzymują nawet ok. 300 tys. kartek papieru (ok. 150 tys. w mniejszych). Wydruk, powielanie oraz dystrybucja tych materiałów (projekty uchwał z załącznikami, opinie, uzasadnienia, pisma z różnych źródeł i mapy) generują znaczące koszty i szkodzą środowisku naturalnemu. Specjalne oprogramowanie daje radnym (po zalogowaniu się do systemu) dostęp do wszystkich tych materiałów w wersji elektronicznej z dowolnego miejsca z łącznością internetową.

Porządek obrad

eSesja to pakiet programowy umożliwiający integrację wszystkich najważniejszych zadań realizowanych przez rady gminne i miejskie, wspomagający zarządzanie pracami radnych, obieg dokumentów i obsługę głosowań. System opracowany przez firmę MW Concept umożliwia przygotowywanie porządków obrad rad gminy/miasta oraz komisji, interaktywne przeprowadzanie posiedzeń w oparciu o specjalnego asystenta, elektroniczną i tradycyjną dystrybucję materiałów na posiedzenia, a także udostępnianie mieszkańcom efektów prac samorządowców. Oprogramowanie zapewnia także obsługę głosowań i dyskusji podczas posiedzeń rad i komisji, tworzenie rejestru uchwał oraz eksport danych do BIP. Dostęp do systemu jest możliwy przez przeglądarkę internetową, niezależnie od systemu operacyjnego.

Z systemu eSesja korzysta obecnie w kraju około stu jednostek samorządu terytorialnego. Wśród nich są m.in.: Urząd Miejski Opola oraz Rada Miejska w Strzegomiu. Wersja lokalna oprogramowania eSesja jest używana w UM Opola od 2014 r. Na jego wdrożenie zdecydowano się przede wszystkim, aby uzyskać oszczędności oraz usprawnić pracę radnych i biura rady.

Wyniki głosowania

System można wdrożyć w dwojaki sposób. Korzystając z infrastruktury serwerowej dostawcy oprogramownaia lub przy użyciu zasobów lokalnych samorządu. Główne moduły systemu to: Głosowanie, Dyskusja, Informator i SMS. Po zakupie podstawowego modułu bazowego można później dokupywać pozostałe. Moduł „Dyskusja” daje radnym możliwość zgłaszania chęci zabrania głosu za pomocą tabletów. Nazwisko zgłaszającego zostaje wyświetlone na multimedialnym ekranie w sali obrad i na tablecie prowadzącego obrady, który kliknięciem na nazwisku osoby zgłaszającej się udziela jej głosu. Na dużym ekranie pojawia się informacja, kto się wypowiada oraz licznik czasu wypowiedzi. Całość jest skojarzona z nagraniem audio przebiegu posiedzenia; system zapisuje poszczególne wypowiedzi i przyporządkowuje je do określonych punktów porządku obrad oraz określonych osób, dzięki czemu automatycznie powstaje „audioprotokół” z posiedzenia.

Moduł „Głosowanie” pozwala na elektroniczne przeprowadzanie głosowań i wyświetlanie ich wyników również na tabletach radnych i w BIP. Wyniki po zakończeniu procedury głosowania każdego projektu uchwały czy wniosku są automatycznie przenoszone do roboczego protokołu z obrad (generowanego przez program), a podjęte uchwały trafiają do rejestru uchwał. Dwa kolejne moduły: „Informator” i „SMS” służą do komunikowania się biura rady oraz przewodniczącego rady z radnymi lub innymi użytkownikami aplikacji.

Pełny opis wdrożenia systemu eSesja w polskich samorządach w marcowym numerze miesięcznika „IT w Administracji”: Sesje rad gmin bez papieru