Zdefiniowanie podstawowych danych, tzw. master data, to obowiązkowy pierwszy krok w budowaniu strategii zarządzania danymi firmowymi. Master data znajdują się w centrum wszystkich kluczowych procesów biznesowych i aplikacji. Bez stworzenia zaufanego, skupionego na przedsiębiorstwie pełnego obrazu master data, organizacja nie będzie w stanie skutecznie i wydajnie realizować swoich inicjatyw biznesowych i informatycznych.

Master data, choć różnie definiowane w przedsiębiorstwach, to opisują, czym zajmuje się firma. Kluczowe, nie zmieniające się od lat wyzwanie polega na stworzeniu wspólnego zbioru atrybutów dla klientów, produktów i dostawców, wokół których skoncentrowane są działania przedsiębiorstwa.

– Dyrektorzy ds. informatyki (CIO – Chief Information Officers) lub CDO (Chief Data Officers) odpowiadają za jednoznaczne określenie, które dane należy sklasyfikować jako master data, i która część z nich będzie miała największy wpływ na działalność firmy – mówi Michael Moran, dyrektor ds. badań w firmie Gartner, zajmujący się master data.

źr. SAS

W celu zapewnienia wysokiej jakości, wiarygodności, aktualności i dostępności najważniejszych master data wykorzystywanych w różnych procesach biznesowych, firmy muszą zacząć stosować w praktyce rozwiązania, standardy i działania w ramach zarządzania danymi podstawowymi MDM (Master Data Management). Wcześniej trzeba uzgodnić, które obiekty master data mają najwyższy priorytet.

Master data zmieniające się w różnych kontekstach

– Zdefiniowanie master data nie jest łatwym zadaniem, ponieważ każdy użytkownik/zainteresowany podmiot będzie potrzebował innego „podglądu danych” – ostrzega Moran. – Definicja master data musi uwzględniać konteksty biznesowe lub misje, w których są wykorzystywane master data.

CIO lub CDO muszą korzystać z technik definiowania, aby skutecznie kategoryzować master data jako kluczowy element zarówno łańcuchów wartości biznesowych, jak i programów MDM. – Muszą być elastyczni w tym, jak zarządzają swoimi definicjami, ponieważ to, co określa master data, może zmieniać się wraz z zachodzącymi zmianami biznesowymi. Muszą oni też współpracować ze wszystkimi zainteresowanymi stronami – mówi Moran. Uzyskane master data są spójne i jednolite, rzadko zmieniają się i zawierają identyfikatory, atrybuty i rozpoznawalne wartości.

Definiowanie master data w warunkach biznesowych

źr. analyticservice.net

Master data są stosowane w wielu procesach i aplikacjach, nawet jeśli zmieniają się dla nich konteksty. Dział IT widzi dane na poziomie systemu, użytkownicy biznesowi mają inny ich obraz. Master data nie mają wypełniać tabelek excelowych informatyków, lecz powinny raczej być wykorzystywane w firmach do opisywania tego, “co to jest” i “jak jest wykorzystywane”. Rola działu IT to znajdywanie powiązań między rzeczywistymi danymi znajdującymi się w systemach a ogólnym ich widokiem na poziomie biznesowym.

Przy realizacji zadań w ramach zarządzania MDM należy włączać właścicieli różnych procesów biznesowych do ustalania, które dane uznawać za master data i jak mają być one definiowane, co pozwoli uwzględniać perspektywę każdej jednostki biznesowej.

Artykuł powstał w oparciu o materiały z serwisu Smarter with Gartner.