Wiele wskazuje na to, że nowy model „drukowania z chmury” w dużym stopniu przyczyni się do tego, że pogłoski o śmierci przemysłu drukarskiego są mocno przesadzone. Usługi drukowania zazwyczaj pochłaniają od jednego do trzech procent całkowitych budżetów IT, wynika z badań przeprowadzonych przez firmę Gartner. Przedsiębiorstwa, które sięgną po narzędzia pomagające w „cyfrowej transformacji”, mają szansę na ograniczenie tych wydatków nawet o 50 proc. Uwzględnienie ich pozwoli zwiększyć wydajność druku, obniżyć jego koszty i – co istotne –  poprawić bezpieczeństwo dokumentów.

Przedsiębiorstwa coraz częściej i chętniej decydują się na usługi chmurowe, w celu obniżania kosztów oraz zapewniania wsparcia dla pracowników zdalnych i mobilnych. Do integracji z własną infrastrukturą IT i systemami (w tym ERP lub MPS – Managed Print Services) wykorzystują hybrydowy model chmurowy lub kompleksowe usługi w chmurze publicznej.

źr. Konica Minolta

Kolejny trend w zarządzaniu drukowaniem to stosowanie usługowych modeli, takich jak SaaS (Software as a Service). Choć nie jest to już najnowsza koncepcja, to w dojrzałych branżach, takich jak drukarska i przetwarzanie obrazu dokumentów, przyjmuje się nieco wolniej. W 2017 roku eksperci przewidują, że „klienci poszukujący efektywnych sposobów zarządzania infrastrukturą oraz kosztami operacyjnymi przy zarządzaniu drukiem” zainteresują się SaaS.

Badania rynkowe pokazują, że 80 proc. użytkowników usług zarządzania drukiem (MPS) “widzi szanse na strategiczny rozwój poprzez poprawę wydajności dzięki transformacji cyfrowej”. W rezultacie klienci więcej oczekują od swoich dostawców usług MPS, w tym pomocy w lepszym wykorzystywaniu inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych oraz oprogramowania wspierającego inicjatywy digitalizacyjne. Takie modele często uwzględniają bezpośrednią integrację z systemami klasy ECM (Enterprise Content Management) do obsługi dokumentów i procesów, oraz obejmują zautomatyzowane systemy obiegu dokumentów (automated document workflows). MPS pomaga też poprawić bezpieczeństwo dokumentów.

 Naciśnięcie przycisku „drukuj” obecnie oznacza przesłanie materiału przeznaczonego do druku najpierw do chmury.

Zarządzanie drukiem

Firmy poszukują sposobów na uniezależnianie się od papieru. Jednym z głównych wyzwań stojących przed dostawcami usług MPS jest trwający proces przechodzenia do jeszcze bardziej zdigitalizowanego obiegu dokumentów papierowych. Ponadto, przedsiębiorstwa stają obecnie przed  możliwością rozszerzania zakresu usług MPS o budzące  coraz większe zainteresowanie funkcje automatyzujące obieg dokumentów.

Korzyści  z zastosowania MPS:

• zmniejszenie liczby potrzebnych drukarek,
• precyzyjna alokacja kosztów,
• zminimalizowanie obciążeń IT,
• zmniejszenie zużycia papieru,
• lepsze zabezpieczenia i uwierzytelnianie,
• mniejsze zużycie energii,
• poprawa ogólnej biznesowej wydajności.

Ponieważ wydatki na drukarki  spadają w stałym tempie, dostawcy usług MPS szukają sposobów na rozszerzanie  pakietów oferowanych przez siebie usług, uwzględniając takie funkcje, jak: automatyzacja procesów biznesowych, obieg dokumentów oraz zarządzanie informacją.

źr. Konica Minolta

Usługi MPS znajdują zastosowania w wielu sektorach, w tym w: telekomunikacji i IT, bankowości, usługach finansowych, ubezpieczeniach, ochronie zdrowia, administracji publicznej, sądownictwie, edukacji, produkcji i budownictwie. Sektor rządowy i publiczny jest bezsprzecznie największym konsumentem MPS z powodu ogromnej ilości dokumentów.

Drukowanie z Sieci – Web-to-Print

źr. gateB

Nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na 100-proc. cyfryzację swoich dokumentów i aktywów fizycznych, jeszcze inne po prostu nie chcą digitalizacji, ponieważ drukowane treści zapewniają pewne korzyści, których przechowywanie danych w chmurze nie daje. W takim przypadku rozwiązaniem może być Web-to-Print – usługa, która w 2017 r. ma osiągnąć wartość 259 mln dolarów, według szacunków InfoTrends. Technologia ta pozwala na przesyłanie treści z wykorzystaniem usług chmurowych i zamawianie materiałów, które mają być drukowane, a następnie dostarczane w dowolne miejsce na świecie. Web-to-Print umożliwia szybkie i łatwe składanie zamówień, wysyłkę i otrzymywanie dodatkowych kopii broszur szkoleniowych, segregatorów firmowych, plakatów, itp.

 Usługi drukarskie na żądanie – on-demand printing

Dzięki technologii Web-to-Print usługowy model staje się normą w druku komercyjnym. Jak szacuje CompTIA, prawie 80 proc. firm decyduje się na ograniczanie zużycia papieru w biurze. Dlatego nie powinien dziwić ogromny wzrost korzystania z modelu druku na żądanie (on-demand printing). Usługi tego typu pozwalają zamawiać zasoby potrzebne do druku w zależności od aktualnych, zmieniających się potrzeb. Z jednej strony, dzięki modelowi on-demand printing marnuje się mniej papieru, a z drugiej strony jest to doskonałe rozwiązanie dla firm, które muszą często aktualizować i przesyłać dokumentację do oddziałów, zdalnych biur, partnerów lub sklepów. Ponadto, usługi drukarskie na żądanie ułatwiają przedsiębiorstwom zamawianie dokładnie tego, czego potrzebują oraz zapewniają możliwość dostaw z dnia na dzień.

Dystrybucja cyfrowych treści – digital content distribution

Ponieważ coraz więcej organizacji zaczyna stosować model web-to-print i docenia zalety druku na żądanie, rośnie też wykorzystanie platform do dystrybucji cyfrowych treści. W tym kontekście, stwierdzenie, że przemysł drukarski dogorywa – nie wydaje się prawdziwe, a można powiedzieć, że jest wręcz odwrotnie –  rozwija się, wykorzystując innowacyjne technologie.

źr. Pixabay

Obecnie materiały do druku można przesyłać online i udostępniać je na platformach przeznaczonych do dystrybucji cyfrowych treści. Z nich partnerzy, pracownicy lub klienci mogą zamawiać zasoby potrzebne do druku, gdy tylko są potrzebne. Dzięki temu wszystkie strony mają dostęp do tych samych dokumentów i treści, a firmy, które zawiadują tymi zasobami mogą regularnie aktualizować materiały, dostosowując je do informacji zwrotnych otrzymywanych od  klienta oraz zmian w procesach biznesowych.

Podsumowanie

Odkąd internet na dobre stał się codziennym elementem naszego życia, wieszczono, że przemysł drukarski umrze. Nie dziwi, że papier nie jest już używany tak często jak kiedyś, przy stale malejącym ogólnym czytelnictwie prasy i książek, dużej dostępności do różnych cyfrowych ekranów i masowej konsumpcji cyfrowych rozrywek. Jednakże nic nie wskazuje, że przemysł drukarski bardzo cierpi. Można wręcz dostrzec wzrosty w przemyśle poligraficznym, choć przyczyny tego zjawiska nie są oczywiste na pierwszy rzut oka. Po bliższym przyjrzeniu się i analizie okazuje się, że u podstaw największych sukcesów firm poligraficznych leżą dodawane przez nie usługi, spełniające współczesne wymagania biznesowe. Ulepszenia w wysyłce, pakowaniu i technologiach pozwalają branży drukarskiej zachować swoją ważną pozycję na rynku.

Więcej o:

• trendach 2017 w druku i obiegu dokumentów w czasach cyfrowej transformacji według analityków Gartnera,
• prognozach i perspektywach rozwoju globalnego rynku usług zarządzania drukiem MPS (Managed Print Services),
• usługach zarządzania drukiem dla małych i średnich firm,

– w artykule „Wydruk z chmury w czasach cyfrowej transformacji ”, opublikowanym w marcowym numerze magazynu„IT Reseller” nr 3-4/2017 (s. 16).